Conditions générales (séjours)

Concernant les plaines de vacances, nous vous invitons à vous référer aux conditions générales de la régionale organisatrice.

Ces conditions générales sont d'application dès le 5 février 2018. Toute inscription à un séjour J&S contractée après cette date est régie par les présentes Conditions Générales.

Définitions

Dans le présent document, les termes suivants sont employés :

  • J&S : l’asbl Jeunesse & Santé ;
  • Le vacancier : l’enfant ou l’adolescent qui participe, participera ou désire participer à un séjour de J&S ;
  • Le parent ou tuteur : la personne qui dispose de l’autorité légale sur le vacancier (et qui inscrit ce dernier à un séjour de J&S) ;
  • La régionale organisatrice : la division locale de J&S, responsable de l’organisation d’un séjour.

Inscription

La procédure d’inscription d’un vacancier à un séjour est lancée lorsque son parent ou tuteur renvoie à J&S le formulaire de demande d’inscription complété. Ce formulaire est à adresser à la régionale organisatrice du séjour, et peut être soit rendu en version papier, soit complété et renvoyé en ligne. Toute personne inscrivant un vacancier à un séjour J&S certifie disposer de l’autorité nécessaire sur ce vacancier pour réaliser l’inscription.

Après réception du formulaire de demande d’inscription, à moins que le séjour ne soit déjà complet, la régionale organisatrice envoie au parent ou tuteur une confirmation d’inscription, accompagnée notamment des modalités financières et de paiement, et d’une fiche santé à compléter. Si le séjour choisi est complet, la régionale organisatrice en avertit le parent ou tuteur, et l’inscription du vacancier n’est pas confirmée. Dans ce cas, les possibilités éventuelles d’autres destinations seront communiquées.

Afin qu’une inscription confirmée reste effective, les conditions suivantes doivent être respectées (si elles ne le sont pas, la régionale organisatrice se réserve le droit d’annuler l’inscription) :

  • L’ acompte (dont le montant est précisé dans la confirmation d’inscription) est à verser dans les 8 jours ouvrables suivant l’envoi de la confirmation ;
  • Le solde (dont le montant est précisé dans la confirmation d’inscription et/ou dans un courrier ultérieur) doit être payé au plus tard un mois calendrier avant le départ ;
  • Pour les inscriptions confirmées moins de 6 semaines avant le départ, le montant total doit être versé dans les 8 jours ouvrables suivant la confirmation de l’inscription, et en tous les cas avant le jour du départ ;
  • Les documents suivants, indispensables à la bonne prise en charge du vacancier, doivent être transmis à la régionale organisatrice au plus tard un mois calendrier avant le départ :
  • La fiche santé complétée dans son intégralité, et signée par le parent ou tuteur ;
  • Pour les séjours à l’étranger, l’autorisation de quitter le territoire (légalisée par l’administration communale);
  • Pour certains séjours, une déclaration d’aptitude à une pratique sportive spécifique ;
  • Tout autre document stipulé par la régionale organisatrice dans le courrier de confirmation d’inscription.

Désistement et retour anticipé

Tout désistement est à notifier par écrit à la régionale organisatrice, soit par e-mail, soit par courrier postal. Le montant de l’acompte reste dû, sauf en cas de force majeure. Si le désistement intervient moins de 30 jours calendrier avant le départ, la totalité du coût du séjour reste due, sauf en cas de maladie (démontrée par un certificat) ou de décès dans la famille jusqu’au deuxième degré (à démontrer par un certificat de décès).

En cas d’absence au départ sans notification préalable, aucune forme de remboursement n’est possible. Un retour anticipé ou une arrivée tardive ne donne lieu à aucune forme de remboursement ou de dédommagement.

Annulation

J&S se réserve le droit de procéder à l’annulation du séjour. Dans ce cas, les parents ou tuteurs sont avertis par écrit (e-mail et/ou courrier postal) dans les plus brefs délais, et les montants déjà perçus sont remboursés immédiatement – sans majoration d’une quelconque indemnité. Sans prétention d’exhaustivité, une annulation peut notamment intervenir lorsque J&S estime ne pas pouvoir assurer l’accueil de vacanciers dans les meilleures circonstances de confort et de sécurité.

Prix

Tous les prix de séjour de J&S sont calculés au plus juste, et incluent sauf indication contraire : le voyage aller-retour, la pension complète, l’animation incluant les éventuels droits d’entrée et le matériel, l’encadrement par des animateurs de J&S, les assurances, la gestion administrative et les frais médicaux dans les limites précisées ci-dessous.

Chaque titulaire, membre de la Mutualité chrétienne en ordre de cotisation, peut bénéficier – pour ses personnes à charge – d’une réduction sur le prix des séjours J&S. Cette réduction est appelée « Avantage MC » et répond aux critères suivants :

  • Le montant de l’Avantage MC est de 170€ par an, par vacancier à charge âgé de 7 à 17 ans ; le montant est attribué sur base annuelle, par année civile ;
  • L’âge pris en compte pour l’attribution de l’Avantage MC est calculé comme la différence entre l’année civile où se déroule le séjour et l’année de naissance ;
  • Pour les vacanciers moins valides, l’attribution de l’Avantage MC s’étend jusque 21 ans ;
  • Si un séjour se déroule à cheval sur deux années civiles, c’est la date de retour qui fait foi pour l’attribution de l’avantage ;
  • Ainsi, l’inscription d’un vacancier se trouvant dans l’année de ses 18 ans ne pourra plus faire l’objet de la réduction « Avantage MC », même si son anniversaire n’est pas encore passé et qu’il aura toujours 17 ans au moment du séjour ;
  • Pour les titulaires disposant aux yeux de la MC du statut BIM, ainsi que pour les titulaires chômeurs complets indemnisés depuis plus de 6 mois, le montant de l’Avantage MC est majoré à 270€ par année civile, par vacancier à charge.

Si les critères sont remplis, le montant de l’Avantage MC sera déduit automatiquement du prix de vente au moment de l’inscription du vacancier.

Il est possible de ventiler le montant de l’Avantage sur plusieurs séjours J&S au cours de la même année civile. Cette option est disponible sur simple demande, à condition d’être demandée par le parent ou tuteur dès le début du processus d’inscription.

L’avantage est accordé par vacancier à charge. Il n’est dès lors pas permis de reporter le montant de l’avantage sur l’inscription d’un autre vacancier.

Le prix d’inscription (plein ou réduit) pour un séjour ne sera jamais inférieur à celui de l’acompte. Si le respect de cette règle implique que la réduction ne peut être attribuée dans son intégralité pour un séjour donné, le solde restant de l’Avantage MC sera appliqué lors d’une éventuelle prochaine inscription au cours de la même année.

Aucun remboursement du solde d’un avantage non perçu ni report sur l’année suivante n’est possible.

Assurances et frais médicaux

L’assurance responsabilité civile de J&S couvre chaque vacancier pour les dommages matériels ou corporels involontaires qu’il causerait à un tiers extérieur au groupe. Les dégradations intentionnelles du centre de vacances ne sont pas couvertes et seront facturées au parent ou tuteur. L’assurance ne couvre pas les dommages matériels, la perte, ou le vol d’objets appartenant au vacancier. J&S ne pourra en être tenu pour responsable et déconseille fortement d’emporter des objets fragiles et de valeurs tels que des appareils électroniques.

En cas d’accident corporel, J&S prend en charge les frais médicaux et pharmaceutiques durant le séjour, avec intervention ultérieur de l’assurance. J&S prend également en charge les frais médicaux et pharmaceutiques encourus après le séjour et consécutifs à un accident survenu durant le séjour – ceux-ci seront remboursés par J&S au parent ou tuteur après intervention de la mutualité sur base du tarif de la convention INAMI. J&S complètera la déclaration pour introduire le dossier auprès de sa compagnie. J&S fournira ensuite les documents au parent ou tuteur lors du retour du séjour.

En cas de maladie survenant pendant le séjour, J&S prend en charge les frais médicaux et pharmaceutiques durant le séjour. Les frais ultérieurs ne sont pas pris en charge.

En cas de problème médical préexistant, le vacancier doit être muni du traitement en cours pour la durée du séjour. Si l’administration d’un médicament est nécessaire, il sera obligatoirement accompagné d’une prescription médicale complète (produit, mode d’administration, dosage, fréquence et durée).

Pour les séjours à l’étranger, les membres MC en ordre de cotisation sont couverts par le service d’assistance et d’assurance MUTAS qui interviendra notamment pour organiser un rapatriement. Les non-membres MC doivent impérativement souscrire une assurance similaire (soins de santé à l’étranger, assistance et rapatriement) et remettre une copie du contrat à la régionale organisatrice au moment de l’inscription pour que le départ soit autorisé.

Règles de vie

Les séjours de J&S sont conçus pour être des expériences positives de vie de groupe s’appuyant sur la participation, la confiance et le respect. Le vacancier s’engage à respecter les consignes des animateurs, indispensables pour la sécurité et une vie de groupe harmonieuse. Après avoir averti une des personnes de contact renseignées sur la fiche santé, J&S se réserve le droit d’exclure un vacancier qui par son attitude mettrait en danger sa sécurité ou celle des autres, ou qui transgresserait délibérément et de manière répétée les consignes raisonnables des animateurs. Cette exclusion n’offre aucune possibilité de remboursement. En cas de rapatriement, la prise en charge financière et physique du vacancier sera assurée par le parent ou tuteur. J&S réclamera à ce dernier les sommes avancées pour ce rapatriement.

Photos

Les photos prises dans le cadre des activités de J&S peuvent être utilisées pour illustrer les publications de l’association (y compris sur les réseaux sociaux) ainsi que son site internet, avec une attention particulière à une sélection qui soit toujours respectueuse des vacanciers. Les photos et illustrations des brochures et autres publications de J&S sont sélectionnées en toute bonne foi et ne constituent pas un descriptif contractuel.