Politique de confidentialité de Jeunesse & Santé

Introduction

Nous respectons votre vie privée conformément à la législation en vigueur, que vous soyez membre de l’ASBL ou non, participant aux activités de l’ASBL, volontaire au sein de l’ASBL, intéressé à travailler au sein de l’ASBL ou simple visiteur de notre site www.jeunesseetsante.be.
Via cette politique de confidentialité, nous souhaitons vous informer de manière claire et transparente :

  • Qu’est-ce que le traitement de données à caractère personnel ?
  • En tant que responsable du traitement, à quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?
  • Quelles données à caractère personnel vous concernant traitons-nous et de quelle manière ?
  • Quels sont les droits relatifs à vos données personnelles et comment les exercer ?
  • Comment nous contacter ?

QU’EST-CE QUE LE TRAITEMENT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ? DÉFINITIONS (ART. 4 DU RGPD)

  • « Données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (« la personne concernée ») (donc pas une société p. ex). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
  • « Traitement » : toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées à l'aide de procédés automatisés ou non et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel. Par exemple : la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.
  • « Responsable du traitement » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel.
  • « Sous-traitant » : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

RESPONSABLE DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

Vos données à caractère personnel sont traitées par l’ASBL Jeunesse & Santé, Chaussée de Haecht 579 BP 40 - 1031 Bruxelles, 411971074.

A QUELLES FINS L’ASBL TRAITE-T-ELLE VOS DONNÉES ?

Généralités

Vos données personnelles sont traitées dans les cadres suivants :

  • Traitement de votre inscription : votre inscription à l’activité organisée par l’ASBL.
  • Traitement de données de Santé : votre participation à une activité organisée par l’ASBL.
  • Traitement léger de vos données personnelles : cadre de traitement de données limitées comme enquête, sondage, inscription à notre Newsletter …

Le traitement de vos données à caractère personnel est indispensable pour :

  • Vous identifier, vous contacter et vous conseiller correctement ;
  • Gérer votre dossier de membre au sein de l’ASBL ;
  • Gérer votre dossier en tant que participant à l’une des activités de l’ASBL ;
  • Exercer la mission confiée (sous-traitée) par la Mutualité chrétienne (MC) à l’ASBL ;
  • Vous communiquer et vous conseiller les actions menées par l’ASBL à venir (intérêt légitime).

Les données pourront également être utilisées à des fins promotionnelles (marketing) de l’ASBL.

Recrutement de collaborateurs 

Nous sous-traitons le recrutement de nos collaborateurs à la MC. Le site https://www.mc.be/jobs vous permet de gérer vos candidatures. Pour plus d’informations, voir la politique de respect de la vie privée de la MC (https://www.mc.be/jobs/privacy).
Échange avec d’autres entités ou tiers avec votre consentement 3.
Dans la mesure où vous l'avez autorisé ou sur une base légale, nous partageons vos données personnelles notamment avec des pouvoirs subsidiants. Et ce pour améliorer le traitement de votre dossier ou à d’autres fins pour lesquelles vous avez donné votre autorisation (participation à des enquêtes...).

DÉLAI DE CONSERVATION

Nous sommes tenus de respecter les délais de conservation légaux. Nous conserverons et utiliserons donc vos données à caractère personnel dans les délais exigés par la législation.
Si la loi ne prévoit pas de délai, les données à caractère personnel seront conservées durant une période que nous estimons nécessaire pour l’exécution efficace de nos activités.
Traitement de votre inscription
Nous traitons vos données pour les finalités « traitement de votre inscription » pendant maximum cinq ans à dater de la fin de la dernière activité à laquelle vous vous êtes inscrit . Celles-ci seront ensuite automatiquement anonymisées.
A des fins statistiques, nous nous autorisons à conserver une partie de vos données personnelles à plus long terme.
Données relatives à la santé
Les données relatives à votre santé - collectées au moyen de nos fiches Santé, du bulletin d’inscription ou du certificat médical - sont conservées jusqu’à un an maximum après la date de fin de l’activité. Celles-ci sont ensuite automatiquement détruites.
Elles seront conservées plus longtemps si un dossier est ouvert.
Traitement léger
Dans le cadre de « traitement léger », nous conserverons les données personnelles pendant un an après la collecte.

QUELLES SONT LES DISPOSITIONS LÉGALES POUR LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES ?

Nous traitons vos données personnelles sur la base des articles suivants du Règlement général sur la protection des données :

  • Article 6.1.a: consentement
  • Article 6.1 b : nécessaire à l'exécution d'un contrat ou à l'exécution de mesures précontractuelles
  • Article 6.1. c : obligation légale à laquelle l’ASBL est soumise
  • Article 6.1 f : intérêts légitimes (p.ex. sécurité, protection)
  • Articles 6.1 d et 9.2 c : intérêts vitaux de la personne concernée
  • Article 9.2 a : consentement explicite
  • Article 9.2 b : sécurité sociale et protection sociale
  • Article 9.2. f : constatation, exercice ou défense d’un droit en justice
  • Article 87 : numéro d'identification national/numéro de registre national

Pour ce faire, nous nous basons notamment sur les lois spécifiques suivantes et leurs arrêtés d’exécution :

  • Règlement (UE) 2016/679 du parlement Européen et du conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données).
  • Loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et l’AR du 5 décembre 1986 sur son utilisation par les mutualités.
  • Arrêté royal du 27/04/2007 relatif à l'enregistrement et au contrôle des voyageurs résidant dans un service d'hébergement touristique.
  • Loi relative aux droits des volontaires (3 JUILLET 2005).
  • Les dispositions légales en matière de comptabilité et de fiscalité.
  • Loi du 27 juin 1921 sur les associations sans but lucratif, les fondations, les partis politiques européens et les fondations politiques européennes.
  • Décret relatif aux centres de vacances (17 mai 1999) et ses arrêtés.

QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL VOUS CONCERNANT L’ASBL TRAITE-T-ELLE ET DE QUELLE MANIÈRE ?

Catégories des données à caractère personnel

En fonction des informations que vous communiquez et de nos différentes finalités, nous traitons les catégories de données suivantes selon le type de personnes concernées :
a. Données à caractère personnel ordinaires

  • Données d’identification : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique...
  • Données d’identification électronique : adresses IP, cookies, moments de connexion...
  • Caractéristiques personnelles : âge, sexe, date de naissance, lieu de naissance, état civil, nationalité.
  • Composition du ménage
  • Particularités financières : numéro de compte, paiements...
  • Données physiques : taille, poids...
  • Données psychiques : personnalité, caractère...
  • Habitudes de vie : tabagisme, consommation d'alcool, déplacements...
  • Activités de loisir et centres d’intérêt
  • Habitudes de consommation
  • Caractéristiques de logement
  • Scolarité et formation
  • Profession et emploi
  • Enregistrement d’images : photos, vidéos


b. Données à caractère personnel spécifiques

  • Données à caractère personnel relatives à la santé : données fournissant des informations sur l’état de santé d'une personne. Rapports médicaux et diagnostics, données hospitalières, degré de dépendance, remboursements des prestations de soins de santé, incapacité de travail, grossesse, médicaments, données génétiques, etc.
  • En outre, pour les missions qui nous sont confiées par la MC en tant que sous-traitant, nous traitons les données personnelles suivantes des membres de la MC :

                 o Données émanant du Registre national :

                    -Le numéro de registre national des membres de la MC

                    - Nom, prénom, résidence principale officielle, lieu et date de naissance, sexe, état civil, nationalité ;

                 o Données fournies par la MC : affiliation ; statut de cotisation ; statut BIM.

De qui ou de quelle source l’ASBL reçoit-elle des données vous concernant ?

Les données proviennent essentiellement :

  • De vous-même, de votre représentant légal ou de toute personne mandatée ou autorisée à cet effet par vos soins ;
  • De vos prestataires de soins (médecin traitant) ;
  • De la Mutualité chrétienne pour les membres de la MC.

Qui traite vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont traitées soigneusement et confidentiellement par les collaborateurs compétents afin qu’ils puissent exécuter leurs tâches dans le cadre des activités décrites. À cet effet, nos collaborateurs sont tenus au secret professionnel.
Certaines de vos données personnelles peuvent également être confiées à nos volontaires. Un devoir de discrétion est exigé de la part de chacun des volontaires auxquels sont confiées ces données.
Nos collaborateurs et volontaires adhèrent chacun à notre charte de confidentialité.

À qui l’ASBL transmet-elle vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel peuvent être transmises :

  • A vous-même, à votre représentant légal (administrateur provisoire, médiateur...) ; à votre représentant (conseiller professionnel, avocat...); ou à toute personne mandatée ou autorisée à cet effet par vos soins ;
  • A un tiers autorisé (personne, institution, administration), uniquement en vertu de la loi, d'un contrat ;
  • A vos prestataires de soins (hôpitaux, médecins, infirmiers...) : à votre demande - ou dans le cas d’accident / ou de maladie pendant une activité de l’ASBL ;
  • A nos réviseurs d’entreprises qui sont tenus à une obligation de confidentialité ;
  • Aux parties adverses, leurs avocats, huissiers de justice, experts et à la Justice en cas de contentieux ;
  • A vos créanciers et leurs huissiers dans le cadre d’une procédure exécutoire (saisie, cession...) ;
  • A nos sous-traitants.

L’ASBL fait essentiellement appel aux sous-traitants suivants :

  • La Mutualité chrétienne en tant que fournisseurs de service, notamment informatique ;
  • Les autres sous-traitants informatiques ;
  • Les sociétés de mailing ;
  • Les sous-traitants relatifs à l’organisation d’activités notamment de vacances (voyagiste, autocariste, hôtelier…) ;
  • Nos avocats et huissiers de justice, experts.


L’ASBL traite aussi vos données dans les cas suivants 

a. Visite du site Web de l’ASBL
Quelles données à caractère personnel y sont collectées ?

  • Si vous complétez un formulaire sur notre site Web, vos données personnelles sont traitées selon la finalité déterminée sur celui-ci (p. ex : demande d’information ou inscription à une activité, information pour devenir volontaire …).
  • Les données que nous traitons et que l’utilisateur ne voit pas (p. ex. : votre adresse IP, le type de navigateur, le système d’exploitation de votre ordinateur, le nombre de visites et les pages consultées).

b. Vous voudriez travailler pour l’ASBL
Le recrutement est confié à la MC (cfr. ci-dessus).
Voir politique de traitement des données personnelles distinctes https://www.mc.be/jobs/privacy

c. Photos
Les photos prises dans le cadre de nos activités peuvent être utilisées pour illustrer nos publications, sur notre site internet et nos réseaux sociaux. Nous veillerons à sélectionner des photos qui soient toujours respectueuses.

Transmission de données hors de l’Espace économique européen

(= Union européenne + Norvège, Lichtenstein et Islande)
Vos données peuvent être transférées à l’étranger si cela est :

  • Nécessaire à l’exécution des mesures préalables à la conclusion du contrat, prises à votre demande ;
  • Nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ;
  • Nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d'un contrat conclu ou à conclure avec un tiers, dans votre intérêt ;
  • Prévu dans un contrat avec un sous-traitant et les clauses contractuelles nécessaires ;
  • Et si vous y avez consenti de manière explicite.

PROTECTION DE VOS DONNÉES

Nous prenons les mesures appropriées pour garantir la sécurité, l’intégrité et la disponibilité de vos données, compte tenu de l’état de la technique, de la portée et du contexte des finalités du traitement et du type de données personnelles.
L’ASBL prend les mesures de sécurité physiques, administratives, organisationnelles et techniques appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l'accès non autorisé, l'usage non autorisé et la divulgation non autorisée.
L’ASBL impose contractuellement les mêmes mesures de sécurité à ses sous-traitants.

DROITS RELATIFS À VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Vous pouvez exercer certains droits pour autant qu’ils n’entrent pas en contradiction avec les obligations légales auxquelles nous sommes soumis.

Droit d’accès 

En tant que personne concernée, vous avez le droit d’obtenir confirmation que nous traitons ou non des données personnelles vous concernant et le cas échéant d’y accéder.
Vous pouvez demander une copie de vos données à caractère personnel, si cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui.

Droit de rectification ou de modification de vos données 

Vous pouvez à tout moment demander de rectifier des données inexactes ou de compléter vos données.

Droit de retirer votre consentement 

Si le traitement de vos données repose sur votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans justification. Le traitement déjà réalisé sur cette base avant ce retrait reste valable.

Décision individuelle automatisée, y compris le profilage

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, si celle-ci a des effets juridiques ou des conséquences significatives similaires. Si vous n’êtes pas d’accord avec le déroulement d'un processus totalement automatisé, vous pouvez demander l’intervention d’un de nos collaborateurs, exprimer votre point de vue et contester la décision.

Droit d’opposition 

Si vous n’êtes pas d'accord que nous traitions certaines de vos données, vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement :

  • Sans motif, en cas d’opposition à un traitement à des fins de marketing direct et de prospection.
  • Si vos données sont traitées à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques, vous pouvez vous y opposer pour des raisons propres à votre situation particulière sauf si le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public.

Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)

Vous avez le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel si nous les traitons de manière illégitime c’est-à-dire :

  • Si les données ne sont plus nécessaires pour les finalités du traitement.
  • Si vous avez retiré votre consentement et qu’il n’y a plus d’autre fondement juridique pour ce traitement.
  • Si votre opposition au traitement est fondée.
  • Si le traitement est illicite.
  • Si l’effacement est imposé légalement.
  • Si les données concernent un enfant de moins de 16 ans et ont été collectées par le biais d'une application ou d'un site web (« service de la société de l'information »).

Nous supprimerons les données le plus rapidement possible, pour autant que le motif soit fondé.

Droit à la limitation du traitement 

Vous pouvez demander de limiter l’utilisation de vos données:

  • Le temps de vérifier l’exactitude des données que vous contestez.
  • Si vous vous opposez à l’effacement de données traitées par l’ASBL de manière illicite.
  • Si vous vous opposez à l’effacement de données dont l’ASBL n’a plus besoin mais qui vous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.
  • Le temps de vérifier si les motifs légitimes de l’ASBL priment sur les vôtres au cas où vous vous opposez au traitement de ces données en invoquant votre situation particulière.

Nous serons alors tenu de limiter le traitement de ces données personnelles à leur conservation. Tout autre traitement reste permis avec votre accord, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou pour protéger un tiers, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.
Le cas échéant, nous vous informerons avant de lever cette limitation du traitement.
Photo
Dans le cas où vous souhaiteriez que nous retirions une photo publiée sur laquelle vous apparaisseriez, nous vous invitons à en faire la demande auprès de vieprivee.dse@mc.be en nous fournissant une copie de la photo et les références précises du support sur lequel cette photo apparait.

Droit à la portabilité des données 

Vous avez le droit de demander que les informations à caractère personnel que vous nous avez communiquées vous soient transmises directement ou soient transmises à un tiers. Ce droit ne peut cependant être exercé que si vos données sont exclusivement fondées sur votre consentement ou sur un contrat et si ce traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.

EXERCICE DE VOS DROITS

Si vous souhaitez exercer l’un des droits au respect de la vie privée susmentionnés, vous pouvez nous contacter à tout moment.
Soyez toujours le plus spécifique possible lorsque vous souhaitez exercer vos droits. Ce n’est que de cette manière que nous pourrons traiter concrètement et correctement votre demande. Pour s'assurer que la personne concernée souhaite exercer ses propres droits au respect de la vie privée, nous pouvons demander une copie de la carte d’identité aux fins d’identification.

CONTACT OU PLAINTE

Généralités 

Pour toute question, demande d’exercice de vos droits ou remarque, vous pouvez nous contacter à tout moment :

  • Par courrier adressé à notre siège social
  • E-mail à une adresse de contact précise GDPR (vieprivee.dse@mc.be)

Délégué à la protection des données (Data Protection Officer)

Si vous estimez que les canaux susmentionnés ne peuvent pas vous aider, vous pouvez également contacter notre « Délégué à la protection des données ».
Ce contact peut s’effectuer :

  • Par courrier adressé à notre siège social
  • E-mail à une adresse de contact précise GDPR (vieprivee.dse@mc.be)

A l’attention du Délégué à la protection des données

Autorité de protection des données 

Outre la possibilité de vous adresser directement à nos services, il vous est également possible de contacter l’autorité de protection des données, « Commission vie privée ».
Coordonnées disponibles sur https://www.autoriteprotectiondonnees.be/contact